Vom Papierauftrag zum digitalen Netzprozess.

Energie 360° macht nachhaltige Energie in der ganzen Schweiz nutzbar. 280 Mitarbeitende engagieren sich gemeinsam mit Kundinnen und Kunden, Partnern und Gemeinden für erneuerbare Energie und ökologische Mobilität.

Das Unternehmen plant, baut und betreibt Energielösungen, investiert in Elektroladestationen sowie Gastankstellen und ist führende Anbieterin von Biogas und Holzpellets. So leistet Energie 360° Tag für Tag einen Beitrag zur Umsetzung der 2000-Watt-Gesellschaft.

Die Digitalisierung machte auch vor Energie 360° nicht halt. Die Mitarbeitenden des Bereiches Netz führen eine Vielzahl von Prozessen aus, um die Ziele der Betriebs- und Versorgungssicherheit im Netzgebiet von Energie 360° sicherzustellen. Die rasanten Entwicklungen in der Digitalisierung bieten zunehmend neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen — im Rahmen eines Projektprogrammes hat sich Energie 360° daher entschieden, die Netzprozesse in den nächsten Jahren zu digitalisieren.

Für das erste Projekt wurden drei Prozesse mit grossem Synergiepotenzial und hoher Anzahl Prozessdurchläufe pro Jahr ausgewählt: Zählerwechsel, Apparatekontrolle und die Instandhaltung von Druckreduzier- und Messstationen im 14-Jahresprüfturnus.

Bisher erhielten die Techniker ihre Aufträge auf Papier und notierten die notwendigen Daten in der Ausführung darauf. Die Daten wurden danach durch Backoffice-Mitarbeitende manuell ins System übertragen. Bei rund 70 % der Prozessdurchläufe handelt es sich um Standardfälle, bei denen sich eine automatisierte Verbuchung anbietet. Die Service-Management-Lösung von OPUSm sorgt dafür, dass den Mitarbeitenden ein Grossteil dieser zeitintensiven Arbeitsschritte erspart bleibt: Der Aufwand in der Vor- und Nachbearbeitung sinkt, Fehlerquellen werden eliminiert — und das Jobprofil des Backoffice-Teams wird spannender.

Energie 360° führte in einem ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der Ist-Prozesse durch. Nach kritischer Analyse und unter Berücksichtigung der strategischen Vorgaben entwickelten Energie 360° und OPUSm gemeinsam das Soll-Prozessdesign.

Darauf aufbauend wurde in einem technisch anspruchsvollen Projekt die SAP-FSM-Lösung erstmalig mit der SAP-Utilities-Lösung, kurz SAP IS-U, verbunden. Insgesamt führt Energie 360° diese drei Prozesse rund 7’000 Mal pro Jahr aus. Die Koordination dieser Einsätze erfordert eine effiziente Planung, welche die gesetzlich festgelegten Fristen berücksichtigt — diese Aufgabe wird nun der neuen Technologie von SAP FSM anvertraut.

Der stellvertretende Leiter des Teams Messstellenbetrieb, Alessio De Monaco, schwärmt von der Einfachheit der Planung. Das SAP FSM ist zudem eine grosse Erleichterung, wenn es zu Personalausfällen innerhalb des Teams kommt: Wo vor der neuen Service-Management-Lösung von OPUSm die notwendigen Dokumente noch in der Zentrale abzuholen waren, verschiebt De Monaco heute nur noch einen Einsatz im System — der einspringende Mitarbeiter hat sofort alle Informationen, die er zur Ausführung des Auftrags braucht.

Die Projektleiterin Nathalie Gyger ist vor allem von der Eliminierung von Fehlerquellen und der Effizienzsteigerung überzeugt. Energie 360° profitiert zudem von einer gesteigerten Datenqualität aufgrund der laufenden Stammdatenanpassungsmeldungen. Die Techniker haben mit einem Gerät sämtliche Informationen und Unterlagen zu einem Auftrag jederzeit griffbereit. Der Aufwand im Backoffice konnte durch Systemunterstützung und Automatisierung wiederkehrender Prozessschritte stark reduziert werden — die freigewordenen Kapazitäten fliessen in zukunftsorientierte Initiativen.

Auf die Frage, was sie anderen Kunden mit ähnlichen Herausforderungen mitgeben würde, rät Projektleiterin Nathalie Gyger zu einer sorgfältigen Vorbereitung — und gleichzeitig vom klassischen Wasserfallprinzip eher ab. Sie empfiehlt ein agileres Projektvorgehen: «Hält man sich strikt an den klassischen Projektablauf, geht zwischen einer initialen Konzeption und der Umsetzung viel Zeit für eine umfassende Spezifikation verloren. So müssen sich alle Projektbeteiligten immer wieder neu in die Thematik eindenken. Das führt aus unserer Sicht zu einem grossen Reibungsverlust.»

Aus Sicht von Energie 360° hat sich die Investition in digitalisierte Arbeitsprozesse mehrfach ausgezahlt. Ihrer Meinung nach lohnt es sich, solche Projekte lieber früher als später in Angriff zu nehmen.